Sju fel som får en svensk handling avvisad i Madrid

Handlingen var bestyrkt. Den hade apostille. Den skickades med expressbud. Ändå kom mejlet från den spanska notarien. No es válido. Klienten frågar vad som hände. Byrån vet inte, för allt såg rätt ut. Det gjorde det inte. Något av sju fel satt i kuvertet, och alla sju gick att se innan det stängdes.

Grunden först. En svensk notarius publicus är en jurist som länsstyrelsen förordnat att bestyrka underskrifter och kopior. Apostillen intygar notariens underskrift så att handlingen gäller i Spanien enligt Haagkonventionen. Sedan 2005 får bara notarius publicus utfärda apostille i Sverige, enligt UD. Så långt är det enkelt. Felen sitter i detaljerna.

Fel språk

Fullmakten är på svenska. Notarien bestyrker på svenska. Apostillen är på svenska. I Spanien läser ingen det. Handlingen behöver en auktoriserad översättning, traducción jurada, av en översättare godkänd av det spanska utrikesministeriet. Det kostar 30 till 60 euro per sida enligt spanska översättningsbyråers prislistor. Saknas den, stannar handlingen. Är fullmakten skriven tvåspråkig från början faller hela steget bort.

Fel stämpel

Spanien är med i Haagkonventionen. Då är apostille rätt väg. Men en handling som ska till ett land utanför konventionen behöver legalisering hos UD och sedan hos landets ambassad. Byråer som skickar apostille till fel land, eller legalisering till ett land som är med i konventionen, får handlingen tillbaka. Sedan den 1 juli 2025 legaliserar UD dessutom bara handlingar på svenska eller engelska, enligt UD:s egen information.

Fel version

Avtalet gick tre varv mellan ombuden. Firmatecknaren skrev under version fyra. Notarien bestyrkte version fyra. Motparten har version fem. Det är det dyraste felet, för det upptäcks sist. Frys versionen innan någon bokar en notarie. Sätt ett versionsnummer på sista sidan och läs det högt i mötet. Skicka den frysta versionen till notarien i förväg, så att hon kan jämföra sida för sida.

Kopia i stället för bestyrkt kopia

Klienten skickar en skannad passkopia. Byrån bifogar den. Den spanska notarien vill ha en kopia som en notarie intygat stämmer med originalet. En vanlig kopia är ett papper. En bestyrkt kopia är en handling. Samma sak gäller registreringsbevis och bolagsordningar. Det gäller även passet. En bestyrkt passkopia är en handling där notarien har sett originalet. Fråga alltid mottagaren om kopian ska vara bestyrkt, och räkna med att svaret är ja.

Intyget om likvärdiga funktioner saknas

Den spanska notarien ska pröva att den svenska notarien gjort ett arbete som motsvarar hans eget. En av Spaniens största byråer beskriver kravet i sin vägledning. Den utländska notarien bör intyga att hon identifierat fullmaktsgivaren och prövat behörigheten. Hon bör också intyga att hon medverkat vid upprättandet och utövar en motsvarande funktion. En svensk notarie skriver inte det av sig själv. Texten måste komma från byrån, i förväg.

Behörigheten är inte styrkt

En firmatecknare skriver under för bolaget. Notarien bestyrker att personen skrev under. Men vem säger att personen får skriva under för bolaget? Det gör registreringsbeviset, och det ska vara färskt, bestyrkt och helst översatt. Utan det har mottagaren en underskrift utan behörighet. I Spanien avvisas den.

Apostillen sitter på fel handling

Översättningen apostilleras i stället för originalet. Eller apostillen sätts på en bilaga som sedan lossnar. Apostillen intygar notariens underskrift. Sitter den inte ihop med den underskriften intygar den ingenting. Kontrollera att apostillen är fäst vid originalet och att sidorna hänger ihop. Notariens stämpel ska finnas på den sida apostillen pekar på.

Vad det kostar när ett av dem inträffar

Varje avvisning betyder ett nytt varv. Ny bokning hos notarie. Nytt bestyrkande och ny apostille, som räkneexempel omkring tusenlappen vardera. Nytt bud, ofta 50 euro eller mer. Och två till fyra veckor i kalendern. Det är veckorna som kostar. En försäljning som glider, ett bolag som inte kan registreras, en klient som betalar för en advokat som väntar.

De flesta byråer känner till alla sju felen. Ändå händer de. Orsaken är inte okunskap. Orsaken är att ingen kontrollerar kuvertet mot en lista innan det stängs. Det är bråttom och allt ser rätt ut.