E-apostille skulle starta 2026. Originalet på papper är fortfarande det som gäller

En biträdande jurist läste en artikel om e-apostille förra året. Hon minns att Sverige skulle införa det 2026. Så när motparten i ett annat land ber om en apostillerad fullmakt skickar hon en pdf med apostillen inskannad. Tre dagar senare kommer svaret. De vill ha originalet. Med stämpel i bläck. Med bud. Budet tar två dagar till. Closingen flyttas en vecka. Hon hade rätt om utredningen och fel om vad som gäller.

Vad utredningen föreslog

Den statliga utredningen om ett modernare regelverk för legaliseringar, apostille och andra intyganden lämnades 2023. Den föreslog att notarius publicus ska kunna utfärda elektroniska apostiller med kvalificerad elektronisk underskrift. Varje notarie skulle själv avgöra om hon erbjuder det. Den föreslog också ett nationellt e-register över apostiller hos Kammarkollegiet. I dag för över 200 notarius publicus varsitt register. Startdatum för e-apostille och e-register föreslogs till den 1 januari 2026.

Utredningen föreslog dessutom att handlingar med kvalificerad elektronisk underskrift ska kunna legaliseras. Och att UD bara ska legalisera handlingar på svenska eller engelska.

Vad som faktiskt har hänt

Delen om legalisering blev verklighet. Sedan den 1 juli 2025 gäller en ny förordning om UD:s rätt att legalisera. Språkkravet finns nu på UD:s egen sida. Delen om e-apostille har inte blivit lag. Per september 2026 finns ingen proposition om e-apostille eller e-register. En apostille i Sverige är fortfarande en fysisk stämpel på ett fysiskt papper. Den utfärdas av notarius publicus, som sedan 2005 är den enda som får göra det enligt UD.

Så när mottagaren vill ha originalet har mottagaren rätt. Den inskannade apostillen är en bild av en apostille. Den är användbar för att förbereda, granska och skicka vidare i väntan. Den ersätter inte papperet.

Resten av världen är inte färdig heller

Haagkonferensen driver programmet för elektroniska apostiller, e-APP. Vid utgången av 2024 hade 56 anslutna parter infört minst en del av det. 36 av dem hade infört både elektronisk apostille och elektroniskt register. Det visar Haagkonferensens rapport inför 2025 års möte. Under 2025 tillkom nio parter, bland dem Frankrike, Kina, Singapore och Mexiko, enligt Haagkonferensens lista över anmälningar.

Det låter som mycket. Det är fortfarande färre än hälften av de anslutna länderna. Och att ett land utfärdar e-apostille betyder inte att alla dess register och notarier tar emot en utländsk. Frågan att ställa är alltid samma. Vad godtar just den mottagaren, i just det ärendet.

Så jobbar du under tiden

Det finns ett sätt som fungerar nu. Firmatecknaren möter notarien på video, identifierar sig och skriver under. Notarien bestyrker och skriver ut originalet med stämpel i bläck. En notarie sätter apostille. Den digitala kopian finns direkt efter mötet. Originalet går med bud samma dag.

Den digitala kopian är inte värdelös. Motpartens jurist kan granska den. Registret kan förbereda ärendet. Banken kan påbörja sin kontroll. Allt som kan göras innan originalet landar görs med kopian. Det sparar ofta de dagar budet tar. Skriv i följebrevet att originalet är på väg och när det landar. Då vet mottagaren vad kopian är och vad den inte är. Men ingen ska tro att kopian avslutar ärendet. Det gör originalet.

Vad missförståndet kostar

Räkna som räkneexempel. En pdf som avvisas och ett original som måste skickas i efterhand. Två dagars bud, 50 euro. En closing som flyttas en vecka. Med en köpeskilling på 50 miljoner kronor och fem procents ränta är det nära 48 000 kronor i ränta. Sätt in egna tal. Sedan tiden, samtalen, förklaringen till klienten. Allt för att någon trodde att 2026 redan hade hänt.

Det motsatta felet kostar också. Byrån som tror att inget är digitalt flyger in firmatecknaren för ett möte som kunde ha skett på video. Dagar och resekostnad för en underskrift som tar fem minuter.