Banken behövde 40 underskrifter innan Frankfurt öppnade. Tidszonen var motståndaren
En KYC-deadline och firmatecknare i fyra länder. Det som avgjorde var när notarien hade öppet, inte hur snabbt hen stämplade.
Det här är ett typfall, satt ihop av flera verkliga ärenden hos banker och transaktionsteam. Inget enskilt ärende går att känna igen. Mönstret går det.
Banken hade en deadline på torsdag morgon. Fyrtio kunder skulle ha lämnat bestyrkta fullmakter innan handeln öppnade i Frankfurt. Kunderna satt i fyra länder. Två i Europa, en i Asien, en på USA:s östkust. Bankens jurist hade en notarie hon brukade använda. Han tog emot på kontoret, mellan tio och fyra. Det var måndag.
På tisdag hade tolv kunder skrivit under. De som bodde i Sverige eller kunde flyga in. På onsdag eftermiddag var det tjugo. Kunden i Asien var vaken när notarien sov. Kunden i USA sov när notarien var vaken. Torsdag morgon fattades femton underskrifter. Deadlinen passerade. Banken fick förklara sig för sin compliance.
Problemet var inte notarien
Notarien var snabb. Han stämplade en fullmakt på fem minuter. Problemet var fönstret. Fem minuter mellan tio och fyra svensk tid är en lucka som halva världen inte kan gå igenom. Klockan tio svensk tid är klockan fyra på morgonen på östkusten. Klockan fyra svensk tid är klockan elva på kvällen i delar av Asien. Notariens arbetsdag täcker en bråkdel av bankens kunders vakna tid.
Det är inte en fråga om hastighet. Det är en fråga om öppettider och om klienten måste komma till kontoret. Notarius publicus förordnas av länsstyrelsen och bestämmer själva sina tider. Många tar emot bara fysiskt och bara på dagtid. Några tar möten på video och håller öppet till sent på kvällen. Det är den skillnaden som avgör om fyrtio underskrifter tar tre dagar eller en.
Varför bankerna hamnar här
Banker ska enligt penningtvättslagen kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet, och skärpa kontrollerna vid hög risk. Det ger regelbundna toppar där många kunder ska lämna bestyrkta handlingar samtidigt. Kunderna med internationella tillgångar bor sällan i Sverige. De förväntar sig att banken löser det. Banken har ingen notarie på lönelistan och inget avtal med någon utanför.
Så ringer banken runt vid varje topp. Den notarie som svarar får jobbet. Tiderna blir de tider notarien har. Kunden i Asien får ett mejl om att komma till ett kontor i Sverige. Kunden undrar vad hon betalar för.
Vad det kostar
Räkna som räkneexempel. Femton fullmakter som saknades torsdag morgon. Varje fullmakt tog en bankjurist en timme i samtal och mejl över tidszoner. Det är femton timmar. Deadlinen som missades gav ett ärende hos compliance, säg tio timmar till. Kunderna som fick vänta fick ett intryck som banken inte kan fakturera bort. Räkna in dina egna tal. Toppen kommer tillbaka om sex månader.
Alternativet är enkelt att beskriva. En notarie med öppet på kvällen kunde ha mött kunden i Asien klockan åtta svensk tid, hennes eftermiddag. Kunden i USA klockan nio på kvällen svensk tid, hans förmiddag. Fyrtio underskrifter hade rymts på en dag. Apostillen kunde ha satts samma kväll av en andra notarie. Den får sedan 2005 bara utfärdas av notarius publicus i Sverige, enligt UD. Originalen med bud på fredagen.
Frågan att ställa innan toppen
Det finns en fråga bankens jurist borde ha ställt på måndag. Inte hur snabbt notarien stämplar, utan när han har öppet och om kunden måste komma dit. En notarie som svarar tio till fyra och bara på kontoret är rätt för kunder som bor i Sverige och kan komma till kontoret. Han är fel för en bank med kunder i fyra tidszoner. Det säger inget om notarien. Det säger något om vad banken behöver.
Nästa fråga är hur många han klarar på en dag. Fyrtio är inte mycket i sig. Fyrtio med video, i fyra tidszoner, med apostille samma kväll, är det.
Det svåra är att komma ihåg det i mars
Den här artikeln har ett enkelt budskap. Ändå kommer banken att stå i samma läge nästa gång. Skälet är att toppen ligger sex månader bort och ingen äger frågan däremellan. Juristen som brände sig i november har bytt avdelning i mars. Den nya ringer den notarie som står i telefonboken.
Det som skiljer organisationer där det fungerar är inte kunskap om tidszoner. Det är ett avtal som redan finns när toppen kommer, och en person som drar fram det. Beslutet om vilken notarie som passar banken fattas en gång. Att hålla fast vid det när ingen är stressad är det svåra, och det är där nästa deadline vinns.