Kön hos notarien är inte ditt problem. Ditt problem är att ingen äger processen

Det är onsdag förmiddag. Paralegalen har en fullmakt som ska bestyrkas och apostilleras, sedan skickas till en bank i ett annat land. Hon ringer den notarie byrån brukar använda. Han kan på fredag. Firmatecknaren är i Singapore hela veckan. Hon ringer en andra notarie. Upptaget. Hon ringer en tredje. Han tar bara emot på kontoret, mellan tio och fyra. Klockan är sju på kvällen i Singapore. Firmatecknaren sover. Hon får vänta till i morgon för att fråga om han kan på fredag. Då är det torsdag.

Hon lägger på och mejlar juristen. Juristen mejlar klienten. Klienten undrar varför det tar sådan tid i Sverige. Alla har gjort sitt jobb. Ingen har gjort det som behövdes.

Det finns notarier

Sverige har över 200 notarius publicus, enligt den statliga utredningen om ett modernare regelverk för legaliseringar. De förordnas av länsstyrelsen och ska ha juristexamen, språkkunskaper och lämplighet enligt förordningen om notarius publicus. Många är ensamma jurister med en egen byrå och egna öppettider. Några tar möten på video. Några har öppet på kvällen. Det finns fler vägar än den paralegalen hann ringa.

Så bristen på notarier är inte problemet. Problemet är att ingen på byrån vet vilka notarier som gör vad. Och ingen har det på sitt bord att veta det.

Varför ingen äger stämpeln

En byrå har ägare för det mesta. Någon äger klientrelationen. Någon äger avtalet. Någon äger fakturan. Ingen äger notariseringen. Den ligger mellan juristen och paralegalen. Juristen tycker att det är administration. Paralegalen tycker att hon inte kan bestämma vilken notarie byrån ska använda. Så löses varje ärende för sig. Den som råkar ha tid ringer den notarie som råkar svara.

Det fungerar när det är en fullmakt i månaden. Det slutar fungera när byrån har internationella klienter på riktigt. Under 2025 hade sju av tio svenska transaktioner en utländsk part, enligt EY. Varje sådan affär har handlingar som ska stämplas, och en tidszon att ta hänsyn till.

Vad det kostar i timmar

En paralegal i Sverige tjänade 2025 i snitt 38 600 kronor i månaden. Det visar SCB:s lönestatistik, återgiven av allastudier.se. Räkna som räkneexempel med tre timmar per fullmakt. Samtal, mejl, bud och ett andra besök för apostillen. Räkna med tjugo handlingar i månaden. Det är sextio timmar. Det är över en tredjedel av en heltid som går till att jaga stämplar. Sätt in byråns egna tal.

Timmarna är fakturerbara i teorin. I praktiken är ingen nöjd. Klienten betalar för administration. Byrån tappar en paralegal som kunde ha gjort annat. Juristen får förklara förseningen. Och nästa månad är det samma sak igen, för ingen ändrade något. Den som betalar är i slutändan klienten, som får en faktura på tid ingen kan förklara.

Det svåra är inte att veta bättre

Det här är inte en artikel om att byrån saknar kunskap. Alla vet hur en notarisering går till. Alla vet att apostille är ett andra steg. Alla vet att Singapore ligger sex eller sju timmar före.

Det svåra är att någon måste bestämma att stämpeln är en process, inte ett ärende. Att det ska finnas en lista över notarier byrån använder, med tider, språk och om de tar video. Att en person ska äga listan och uppdatera den. Att den personen ska kopplas in när affären planeras, inte när budet ska gå. Den som försöker lösa det med ett internt mejl lyckas i två veckor. Sedan är det bråttom igen, och alla ringer den de brukar ringa.

Listan behöver inte vara lång. Tre notarier räcker. En för vardagar på kontoret, en som tar video på kvällen, en som klarar volym. Bredvid varje namn står språk, tider och om apostille kan sättas i samma möte. Den som har listan slipper ringa tre gånger.