Så mycket tid lägger en paralegal på att jaga notarier. Räkna med egna tal

Ingen på byrån vet hur många timmar som går till notariseringar. Det står inte i tidrapporten. Det står under “administration”, “klientkontakt” eller inte alls. Den här artikeln räknar fram talet. Alla siffror är räkneexempel. Byt ut dem mot dina egna innan du visar någon.

Vad en handling kräver

Följ en vanlig fullmakt från början till slut. Paralegalen ringer notarien för att boka tid. Hon mejlar firmatecknaren om tid och plats. Firmatecknaren kan inte, hon ringer notarien igen. Hon skriver ut slutversionen och kontrollerar att det är rätt version. Hon bokar bud eller går själv. Notarien bestyrker underskriften. Apostillen ska sättas av en notarie, vilket i praktiken ofta betyder ett andra besök hos en andra notarie. Hon bokar det. Hon hämtar handlingen. Hon bokar expressbud till mottagaren. Hon följer upp att det kom fram.

Räkna som räkneexempel med tjugo minuter per moment och nio moment. Det är tre timmar per handling. Är det en handling med flera firmatecknare i olika länder, räkna med det dubbla.

Handlingar med flera bolag på samma sida är värre. Varje firmatecknare behöver sitt registreringsbevis, sin id-handling och sin tid hos notarien. Det som är en handling på papperet blir fyra ärenden i kalendern.

Vad det blir per månad

Räkna med tjugo handlingar i månaden på en byrå med internationella klienter. Tre timmar gånger tjugo är sextio timmar. En heltid är ungefär 160 timmar. Sextio timmar är alltså drygt en tredjedel av en paralegal, varje månad, till att flytta papper mellan notarier.

En paralegal i Sverige tjänade 2025 i snitt 38 600 kronor i månaden. Det visar SCB:s lönestatistik, återgiven av allastudier.se. Räkna med arbetsgivaravgifter och räkna för enkelhetens skull med en kostnad på 300 kronor i timmen. Sextio timmar kostar då 18 000 kronor i månaden. På ett år är det 216 000 kronor. Det är kostnaden om timmarna inte faktureras.

Faktureras de blir bilden en annan. Räkna med att byrån debiterar 1 500 kronor i timmen för paralegalens arbete. Sextio timmar är 90 000 kronor i månaden. Klienten betalar det för att någon ringde runt till notarier. Klienten ser fakturan. Klienten säger inget. Klienten kommer ihåg.

Vad som inte syns i talet

Talet ovan räknar timmar. Det räknar inte den handling som blev fel version för att det var bråttom. Det räknar inte den apostille som fick vänta till måndag för att notarien stängde klockan fyra. Det räknar inte closingen som flyttades. De kostnaderna är större, men de landar på klienten och syns sällan hos byrån.

Det räknar inte heller paralegalen. Sextio timmar i månaden på att jaga stämplar är inte det hon utbildade sig till. Byråer som tappar paralegals får rekrytera och lära upp igen. Det är också timmar. Räkna gärna på det också. En rekrytering tar månader och kostar annons, intervjuer och en period då ingen sköter stämplarna alls.

Så räknar du med egna tal

Ta de fem senaste handlingarna som bestyrkts och skickats utomlands. Be den som skötte dem uppskatta tiden per handling. Räkna inte enbart notariebesöket. Räkna samtalen, mejlen, buden, väntan på apostillen och uppföljningen. Ta medelvärdet.

Multiplicera med antalet handlingar per månad. Leta upp talet i ärendesystemet eller fråga receptionen. Multiplicera sedan med byråns interna timkostnad för en paralegal, och separat med debiteringsgraden. Nu har du två tal. Vad det kostar byrån om det inte faktureras, och vad klienten betalar om det gör det.

Varför talet ändå inte ändrar något

De flesta byråer som gör den här räkningen blir förvånade. Sedan händer inget. Skälet är att timmarna ligger utspridda på många ärenden och många personer. Ingen enskild jurist ser sextio timmar. Var och en ser tjugo minuter här och där. Och ingen äger frågan, så ingen tar den till byråledningen.

Den som vill ändra något måste göra talet synligt och hålla det synligt. Räkna varje månad, inte en gång. Det är det svåra. Inte att räkna, utan att fortsätta räkna när ingen frågar.