Priset per stämpel är fel siffra. Räkna på priset per handling klar att skicka

Inköpsansvarig på byrån har två offerter på bordet. Den ena notarien tar 400 kronor för apostille. Den andra tar 1 000 kronor för apostille och lika mycket för bestyrkandet. Valet ser enkelt ut. Det är det inte, för prislistan mäter fel sak. Den mäter stämpeln. Byrån köper en handling som är klar att skicka. Det är två olika varor med två olika priser.

Alla tal nedan är räkneexempel. Sätt in byråns egna innan du drar en slutsats.

Vad prislistan visar

Apostille hos flera svenska notarier kostar 300 till 500 kronor per handling enligt deras öppna prislistor. Bestyrkandet av underskriften prissätts för sig. Apostillen får sedan 2005 bara utfärdas av notarius publicus, enligt UD. Det är själva stämplarna. Prislistan visar dem, och inget annat.

Den visar inte att bestyrkande och apostille ofta görs vid två tillfällen, ibland hos två olika notarier. Den visar inte att notarien tar emot mellan tio och fyra på kontoret. Den visar inte att handlingen ska dit och tillbaka. Den visar inte vem som ringer, bokar, skriver ut och följer upp.

Vad handlingen kostar klar att skicka

Räkna på den billiga stämpeln. Apostille 400 kronor och bestyrkande 500 kronor. Det är 900 kronor. Lägg till två besök. Bud eller egen tid till notarien, vänta, hämta, sedan samma sak för apostillen. Räkna med två inrikesbud på 200 kronor vardera, eller två timmar av en paralegals tid. Räkna med ytterligare två timmar för samtal, bokning, versionskontroll och uppföljning. Räkna med 300 kronor i timmen i intern kostnad. Fyra timmar är 1 200 kronor. Lägg till expressbudet utomlands, 50 euro.

Handlingen klar att skicka kostar då ungefär 900 plus 400 plus 1 200 plus 550. Det är drygt 3 000 kronor. Och den tog två till fyra arbetsdagar, beroende på notariernas kalendrar.

Räkna sedan på den dyra stämpeln. Bestyrkande 1 000 kronor och apostille 1 000 kronor, gjorda i samma möte på video. Firmatecknaren behöver inte komma. En timme av paralegalens tid för bokning och uppföljning, 300 kronor. Expressbud 50 euro. Handlingen klar att skicka kostar då ungefär 2 000 plus 300 plus 550. Det är knappt 2 900 kronor. Och den var klar samma dag.

Skillnaden är inte 600 kronor

Talen i exemplet hamnar nära varandra. Det är poängen. Prislistan sa att den ena notarien var mer än dubbelt så dyr. Räknat per färdig handling är de ungefär lika. Sedan kommer det som inte står i någon kalkyl. Den ena handlingen var klar på eftermiddagen. Den andra var klar på torsdag. I en affär där closingen väntar är de dagarna värda mer än alla stämplar tillsammans.

Vad byrån ska jämföra är alltså tre saker. Priset per handling klar att skicka. Antalet arbetsdagar från beställning till färdig handling. Och hur många personer på byrån som måste röra vid ärendet. Den notarie som vinner på alla tre är sällan den med lägst pris på stämpeln.

Byt ut talen mot byråns egna. Har byrån ett bud i huset och en paralegal med luft i kalendern blir den billiga stämpeln billigare. Har byrån firmatecknare utomlands och closingar på fredagar blir den dyrare.

Fakturorna som spretar

Det finns en fjärde post som sällan räknas. Byrån använder tre notarier beroende på vem som har tid. Tre notarier ger tre fakturor med tre prislistor och tre sätt att specificera. Ekonomiavdelningen ska vidarefakturera till klient. Compliance vill veta vilken leverantör som gjorde vad. Klienten får en faktura där stämplar dyker upp på fyra rader utan förklaring.

Räkna med en timme per månad för att reda ut det. Det är lite. Räkna med klienten som ifrågasätter raderna. Det är mer. En leverantör med en prislista och en faktura i månaden tar bort den posten helt.

Varför byrån ändå tittar på stämpelpriset

Alla som läser det här kan räkna. Ändå väljer byråer notarie på prislistan. Skälet är att stämpelpriset är synligt på en offert och de andra posterna är osynliga i tidrapporten. Den som beställer stämpeln ser 400 kronor. Den som betalar timmarna är någon annan.

Att byta sätt att räkna är ett beslut. Att hålla fast vid det är ett annat. Sex månader senare hittar en kollega en notarie som är billigare per stämpel. Ingen minns kalkylen. Byrån är tillbaka i tre leverantörer och fyra timmar per handling. Det är inte kunskap som saknas när det händer. Det är någon som håller i beslutet när det börjar bli obekvämt.