En svensk fullmakt behöver tre stämplar innan notarien i Madrid säger ja

Klienten bor i Sverige och ska sälja huset på kusten. Hon vill inte flyga ner för en underskrift. Du skriver en fullmakt och ber henne gå till en notarie hemma. Tre veckor senare ligger handlingen på ditt bord. Din notarie tittar på den i två minuter. Sedan säger han nej. Något saknas. Klienten får börja om, och köparen har redan börjat titta på andra hus.

Det här är den vanligaste vägen till en avvisad fullmakt från Sverige. Felet är sällan juridiken. Felet är att ingen berättade för klienten vad handlingen behövde innan hon gick.

Den första stämpeln bestyrker underskriften

I Sverige finns ingen notarie av spansk typ. Det som finns är notarius publicus. Det är en jurist som länsstyrelsen har förordnat att bestyrka underskrifter, kopior och uppgifter i handlingar. Kraven är juristexamen, tillräckliga språkkunskaper och lämplighet, enligt förordningen om notarius publicus. Notarien kontrollerar klientens identitet, ser henne skriva under och sätter sin stämpel. Den stämpeln säger att just den personen skrev under, frivilligt, den dagen.

Det är allt den säger. Den säger inget om innehållet. Och den räcker inte i Spanien.

Den andra stämpeln är apostillen

Spanien och Sverige är båda anslutna till Haagkonventionen från 1961. Den gör att en handling från det ena landet gäller i det andra med en enda extra stämpel. Den stämpeln är apostillen. Apostillen intygar att notariens underskrift och stämpel är äkta. Sedan den 1 januari 2005 får bara notarius publicus utfärda apostille i Sverige. Utrikesdepartementet gör det inte, enligt UD:s egen information om legaliseringar.

Här tappar många klienter en vecka. Apostillen intygar notariens underskrift. I praktiken sätts den därför ofta av en annan notarie än den som bestyrkte. Klienten tror att hon är klar efter första besöket. Sedan får hon veta att hon behöver ett andra. Bokar hon det själv, utan hjälp, tar det den tid det tar.

Den tredje stämpeln är ingen stämpel

Det tredje kravet är en text. Den spanska notarien ska göra en likvärdighetsbedömning, juicio de equivalencia. Han ska kunna se att den svenska notarien har gjort ett arbete som motsvarar hans eget. Den svenska notarien bör därför skriva ut fyra saker. Att hon har identifierat fullmaktsgivaren. Att hon har prövat behörigheten. Att hon utövar funktioner som motsvarar en spansk notaries. Och att hon har medverkat vid upprättandet. Så beskriver en av Spaniens största byråer kravet i sin vägledning om fullmakter utfärdade utomlands.

En svensk notarie skriver inte det av sig själv. Kravet är spanskt, inte svenskt. Ber ingen om texten, står den inte där. Och då står din notarie med en handling som är formellt korrekt i Sverige och otillräcklig i Spanien.

Sedan kommer översättningen

Är fullmakten på svenska behöver den en auktoriserad översättning, traducción jurada, av en översättare godkänd av det spanska utrikesministeriet. Marknadspriset ligger på 30 till 60 euro per sida enligt flera spanska översättningsbyråers öppna prislistor. Det är den billiga delen. Det dyra är när texten ändras efter avvisningen och översättningen måste göras om.

Ett sätt att slippa det är att skriva fullmakten tvåspråkigt från början. Spansk och svensk text sida vid sida. Då bestyrker den svenska notarien båda, apostillen täcker hela handlingen och översättningssteget faller bort. Många svenska notarier hanterar bara svenska och engelska. Fråga innan klienten bokar.

Varför det ändå går fel

De flesta som läser det här vet redan det mesta. Ändå kommer handlingarna tillbaka. Orsaken är sällan okunskap. Orsaken är att klienten går ensam till en notarie som aldrig har sett det spanska kravet. Klienten kan inte förklara vad som ska stå. Notarien gör det hon brukar göra. Resultatet är korrekt för Sverige och fel för dig.

Varje varv kostar. Bud i två riktningar. Ny översättning om texten ändras. Två till fyra veckor i kalendern. Under tiden ligger försäljningen still. Köparen tappar tålamodet, priset rör sig, eller arvskiftet väntar medan familjen betalar räkningar på ett hus ingen bor i. Klienten ser inte stämplarna. Klienten ser en advokat som inte får det att hända.

Det svåra är att göra det varje gång

Lösningen är ingen hemlighet. En sida med instruktioner till klienten. Fullmaktstexten tvåspråkig. Likvärdighetstexten färdig, så att den svenska notarien bara behöver läsa och skriva under. En notarie som tar apostillen i samma möte. Skicka det innan klienten bokar, inte efter att handlingen avvisats.

Det svåra är inte att veta det. Det svåra är att göra det varje gång. Också när klienten ringer en fredag klockan fem och vill ha det klart på måndag. Just då hoppar man över instruktionen, för det är bråttom. Och just då kommer handlingen tillbaka. De byråer som får det att fungera har inte mer kunskap än andra. De har någon som håller i rutinen när ingen annan orkar.