170 fullmakter på en dag avgörs dagen innan. Så förbereder du volymärendet
Vid KYC-toppar och stora affärer är rätt version, rätt firmatecknare och rätt ordning det som gör att stämpeln tar minuter i stället för timmar. Notarien ska stämpla, inte fråga.
En storbank behövde 170 fullmakter bestyrkta och apostillerade. Alla samma vecka. Kunderna satt i flera länder. Banken hade en regulatorisk deadline och ingen leverantör med avtal. Det slutade med att allt gjordes på en arbetsdag, på plats hos banken. Det som gjorde dagen möjlig hände inte den dagen. Det hände dagen innan.
Det här är ett typfall, satt ihop av flera verkliga ärenden. Talen är från ett av dem. Det är också en guide, för det som fungerade går att göra om.
Varför volym är ett annat problem
En handling är ett ärende. Femtio handlingar är ett projekt. Skillnaden är att varje fråga som tar två minuter på en handling tar hundra minuter på femtio. Vilken version. Vem som skriver under. Vilket land. Om det ska vara bestyrkt kopia eller original. Om apostillen ska sitta på svenska eller engelska. Ställs de frågorna i rummet med notarien tar dagen slut vid lunch.
Volymen kommer dessutom i toppar. Banker ska enligt penningtvättslagen kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet, med skärpta åtgärder vid hög risk. Det ger återkommande deadlines där många kunder ska lämna bestyrkta handlingar samtidigt. Transaktionsteam har samma sak inför en closing med många säljare. Ingen av dem har en notarie på lönelistan.
Frys versionen och numrera den
Det första som ska vara klart dagen innan är texten. En version. Ett versionsnummer på sista sidan. Ingen ändring efter klockan fem. Den vanligaste orsaken till att en volymdag går i stå är en ny version klockan åtta på morgonen. Då är hälften av handlingarna redan utskrivna.
Lista firmatecknarna med id och behörighet
Det andra är människorna. En lista med varje person som ska skriva under, vilken handling, vilket bolag och vilken id-handling. Passet ska vara giltigt. Behörigheten ska vara styrkt, ofta med ett färskt registreringsbevis som också ska bestyrkas. Sitter någon utomlands ska tidpunkten för video vara bokad, i deras tidszon. Notarien ska kunna gå från namn till namn utan att fråga.
Bestäm landet och språket
Det tredje är mottagaren. Varje handling ska ha sitt mottagarland antecknat. Är landet med i Haagkonventionen är det apostille. Den får sedan 2005 bara utfärdas av notarius publicus i Sverige, enligt UD. Är landet utanför är det legalisering hos UD och ambassad, och då räcker inte dagen. Språket ska också vara bestämt. Notarier hanterar olika språk, och apostillen kan skrivas på flera. Fråga mottagaren vad de vill ha, inte vad de accepterar.
Räkna stämplarna och bestäm ordningen
Det fjärde är räkningen. Hur många bestyrkanden, hur många apostiller, hur många bestyrkta kopior. Apostillen intygar notariens underskrift och sätts i praktiken ofta av en andra notarie, så båda ska finnas i rummet. Sedan ordningen. Vilka handlingar först, vilka firmatecknare först, vilka ska med första budet. Med 170 handlingar är ordningen skillnaden mellan klart klockan tre och klart klockan sju.
Förbered rummet och budet
Det femte är logistiken. Ett rum, ett bord, utskrifter i rätt ordning, en person från banken som kan svara på frågor om kunderna. Bud bokat för eftermiddagen, till rätt mottagare, med spårning. Om originalen ska till flera länder, flera bud. Räkna som räkneexempel med 50 euro per expressbud utomlands.
Vad det kostar att inte göra det
Räkna på alternativet. 170 fullmakter genom ett väntrum hos en notarie som tar tio om dagen är sjutton arbetsdagar. Sedan apostillen hos en andra notarie, lika lång tid. Sedan bud. Deadlinen har passerat för länge sedan. Räkna som räkneexempel med tio paralegaltimmar i veckan i sju veckor. Det är sjuttio timmar. Räkna med en tillsynsmyndighet som ställer frågor om varför kundkännedomen inte var klar. Det är den kostnad ingen vill sätta siffror på.
Det svåra är inte listan
Allt ovan får plats på en sida. Det är inte svårt att skriva den. Det svåra är att hålla i den nästa gång. Nästa KYC-topp kommer om sex månader. Personen som gjorde listan har bytt roll. Deadlinen är närmare. Någon säger att vi tar det som det kommer. Och så står banken i väntrummet igen.
De organisationer där volymdagar fungerar har inte bättre listor. De har någon som äger listan. Den personen drar fram den när nästa topp syns i kalendern och bokar notarien innan någon har frågat. Det är inte kunskap som saknas hos de andra. Det är någon som håller i det när det inte är bråttom än.